[업무] 총무업무_ 총무관리와 업무분장

 

Image by <a href="https://pixabay.com/photos/?utm_source=link-attribution&amp;utm_medium=referral&amp;utm_campaign=image&amp;utm_content=1209640">Free-Photos</a> from <a href="https://pixabay.com/?utm_source=link-attribution&amp;utm_medium=referral&amp;utm_campaign=image&amp;utm_content=1209640">Pixabay</a>

 

총무관리는 그 영역이 명료하지 않은 경우가 많다. '회사에서 겉으로 들러내지 않고 열심히 일하는 부서'라는 인식이 강하다. 개인 스스로도 업무를 하면서 자존감이 가끔 무너질 때가 있는데 다양한 업무를 하다보니 전문성이 떨어진다라는 생각이 드는데 조금만 다르게 생각해보면 회사의 거의 모든 부분을 맡아서 하는 중대한 업무라고 볼수 있다. 

총무는 회사 전체의 살림살이를 맡고 있다고 볼수 있다. 총무업무의 본질은 경영자와 타 부서에 대한 서비스 제공이며, "조정과 관리"라고 볼수 있다. 여기에서 관리는  " 경영자원인 사람, 물건 돈 정보 등을 가장 효과적으로 활용해서 기업의 목적을 달성하는 것" 을 이야기한다. 

---

크게 총무의 업무를 다섯가지로 나누어 볼수 있다. 

1. 경영자의 업무 보좌 기능
경영자의 업무 보좌는 총무의 가장 기본이 되는 기능이다. 경영자의 보좌가 기본 업무가 되지만 실제로는 경영자의 오른팔이 되는 경우가 많다. 대표적인 것은 "경영방침"과 "경영계획"을 수립하는 것이다. 경영계획을 짜는데 필요한 기초자료를 수집하기도 하고 회사의 경영환경을 분석하기도 한다. 사내규정을 작성하고 정비하는 것도 중요하다. 

2.부서 가 조정 기능
경영자를 중심으로 회사의 각 부서를 연결하는 역활을 한다. 부서간의 수평적 혹은 수직적 의사전달을 한다. 총무는 회사 내에 정보가 집중되는 곳이다. 이러한 정보가 유기적으로 전달되지 않은면 경영 의사결정이 늦어지곤 한다. 회사의 회의를 효율적이고 조직하거나 회의 절차를 표준화하는 것도 총무의 중요한 역활중에 하나이다. 불필요한 회의는 가급적 없애고 결과를 문서화하기 쉽게 정해진 양식을 준비해야 한다. 

3. 사내활동 지원 기능
사원들의 사기를 높이기 위해 표창제도를 마련한다거나 처우개선을 위한 다양한 사내활동을 뒷받침함으로써 조직에 활력을 불어넣는다. 결속력을 강화하기 위해 실시하는 각종 의식이나 행사연출을 담당하기도 한다. 입사행사나 창립기념행사 같은 사내행사부터 대외행사가지 주관하게 된다.

4. 대외절충 기능
안내경비와 같은 일상업무에서 기업광고, 매스컴 접촉 등 다양한 활동이 포함된다. 총무는 회사의 얼굴이다. 안내, 홍보 경비 등 외부인이 처음으로 접촉하는 회사의 창구역활을 수행한다. 

5.자산관리 기능
회사가 소유하고 있는 토지, 건물, 기계설비 등 고정자산이 효율적으로 활용되도록 관리한다. 총무는 회사의 자산과 자산변동사항을 문서로 정확히 정리해서 관리한다. 또한 자신이 회사의 이익을 높이는 데 유효하게 활용되고 있는지, 유효자산은 없는지 체크해야 한다.